仕事が進まず残業が無駄に多い理由 古い考えに固執しているから。
もう、好きにしてください。私は関知しません。
今の会社に入り、事務畑のAさんから２日間だけ引き継ぎを受けました。
その間のお昼休憩での雑談時に事務畑のAさんから聞いた話です。
接客畑のCさんは仕事を思い出すのに時間がかかる。
パソコンの操作が苦手で何度も操作方法を教えているが、苦手なようで直ぐに忘れる。
何度か、パソコンの操作が覚えられないのなら、メモったらどうですか。
私も何でもメモをとるようなメモ魔ですよ。とやんわりと提案しても
自分は体で覚えるタイプだから。と言って、一向にメモろうとはしない。
でも、その割には同じようなところで躓いてパソコンの前で悩み、見かねた周りの人が同じようなことを教える。の繰り返し。
事務畑のAさんは引き継ぎの最終日まで、接客畑のCさんに付き合って連日、数時間の残業をしていたそうです。
フルマラソンでも約７時間という制限があって、参加者は42.195kmの距離をそれに合わせて完走する。というルールがありますので、むしろそれがある程度のチームワークを要する仕事となればさすがに厳しいものがあるように思います。
基本的に私は時間内でさっさと仕事を終わらせて定時には速やかに帰っていますが、未だにCさんが毎日のように数時間残業をしているという話を上席から聞き、さすがに気になったので、定時後に残業に少しだけ付き合ってみました。
すると、やはり接客畑のCさんはパソコンの操作で悩んでいるようで、私がどうしたんですか？と聞くと、ここの数字がどうしてこの並びになるのかがわからない。
とのことでした。
私が事務畑のAさんが残してくれたマニュアルを見ながら確認すると、その理屈がわかりました。
おそらく、この数字はこの金額のことで、この計算式の表はこの数値を出すために設定されたものだと思いますよ。ここを計算するとこの数字と金額がぴったり合いますよ。
といった感じで操作しているとすんなりと解決しました。
多分、自分でも理解できていないと自覚している仕事の存在を認識しており、それを前任者の残したデータや資料を確認すれば何とかなるだろうと、接客畑のCさんなりに努力しているのだと思います。
ただ、少しでも違うパターンが出てくると頭が真っ白になって混乱する。そしてパソコンの前で延々と悩む。そうして仕事が進まずに時間だけがいたずらに過ぎていく・・・。みたいな感じでしょうか。
このようなことの繰り返しなので、私も接客畑のCさんに
パソコンの操作を覚えるのが苦手ならば、その画面をキャプチャーして画像メモとして残しておき、忘れたなと思った時にそれを見返せば直ぐに思い出せると思いますよ。
と提案しました。
それでも、自分は体で覚えるタイプだから。と頑なに提案を受け入れようとはしません。
もしかすると、接客業の経験が長い分、体で覚えるのが有効だったという成功体験を持っていて、自分にとってはそれが一番合っている。と考えておられるのかもしれません。
目で見て覚える、聞いて覚える、書いて覚える、体で覚える等、合う覚え方は人それぞれですので、どの方法をとってもいいと思います。
でもどう考えても、接客畑のCさんの場合、今の仕事については体で覚えるという方法ではちゃんと身に付いていないから、延々と無駄な残業をすることになっていると思うのですが。
本人が過去の成功体験の一つでしかない、古い考えに固執している限りは何を言っても意味を成さないと思います。
あと、私が事務畑のAさんに、ここの仕事は残業がそんなに多いんですか？と聞いてみたことがあり、その時に事務畑のAさんがボソッと教えてくれました。
ここの仕事は毎日残業をしないと間に合わないとか、そんな忙しいものではない
とのことです。
私がそれとなく接客畑のCさんを観察していると、ある確認事項があって、パソコン上で見れる履歴を確認すれば簡単に済むものがありました。
私は、ネット上で履歴を確認できるんじゃないですか？と助言したのですが、接客畑のCさんはわざわざ何か所かある先方の担当者に電話をかけて確認していました。
数か所の担当者が不在だったので折り返し電話待ち。ということをしていました。
それだと時間の無駄ですし、先方の担当者の方に余計な手間暇をかけてしまうのも申し訳ないと考え、私がネット上で履歴を確認したところ直ぐに解決しました。
少し経ってから、わざわざ先方の担当者の方が折り返しの電話をくださった時は、こんなことで年末の多忙な時期に余計な手間暇をかけてしまって申し訳ないな。と思いました。
その他にも、画面上でちょいちょいとコピペすれば完結するものを、わざわざ紙に印刷してチェックしていました。
それ位ならまだいいとしても、そこまでしたにもかかわらず、確認ミスが連発してその修正に時間がかかって他の仕事が滞るということがありました。
このように接客畑のCさんは、デジタルの方法でやれば直ぐに終わるものを、アナログの方法で時間をかけてやろうとするのです。
やらなくてもいいことをやり、余計な仕事を増やし、その上に処理を間違え、その修正に時間を費やし、やるべき仕事が進まない。
そして毎日のように残業をする。
これまでアナログの方法で仕事をされてきた方には厳しい仕事環境なのかもしれません。
ですが、今や多くのデスクワークがITツールで業務効率化をするのが当たり前になりつつある時代ですので、古い考えを引きずったままでは、今後どこにいっても淘汰されてしまう確率が高くなってしまいます。
締め切りが近いとか、突発的なトラブル等の対応があった場合に、私も数回程は多少の残業をすることはありました。
ですが、本来ならばする必要のない無駄な残業をする気は一切ありませんので、上席にはありのままの事実を報告してさっさと定時に帰っています。
ちなみに接客畑のCさんは諸々の事情により数か月後に退職を予定されていますので、今更全ての仕事を覚えてもらう必要はないとも思います。
今後は、接客畑のCさんには来月から来られる新人さんへの仕事の引き継ぎをメインにお願いし、私は前任者の時から溜まりに溜まりまくっているパソコンを使う仕事をメインにやる予定です。
もし新人さんが私と同じように、接客畑のCさんの説明ではイマイチ理解できなくて悩んでいたら、優しく教えて差し上げようと思います。
ただ、私にも自分では気付いていない間違った考え方や固定観念、古い考えがまだまだたくさんあると思いますので、いろいろな人を観察して自分にも該当するところはないか？というのを常に厳しくチェックしておこうと思います。
RAPTブログの有料記事にドンピシャな内容のものがあったので、是非ともお読みください。
RAPT有料記事436(2020年1月13日）どんな時代も、古い考えにこだわる人は落ちぶれ、新しい考えをもって生きる人だけが成功し、発展する。
老害となってしまうと自分が落ちぶれるだけではなく、周囲の人をも巻き込んでしまうことになるかもしれません。
そうならないよう、常に新しい考えをもって生きられる人になりたいと心の底から思います。
ちなみに、老害とは年配の方のみならず若い方にも該当しますので、老若男女問わず 他人の振り見て我が振り直せという言葉を頭にインプットし、自分ではどうにもならないなー。と思った時は、神様に直せるようにお祈りすることをお勧めいたします。